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Com o avanço das demandas fiscais e a proximidade do fechamento do ano, empresas e escritórios de contabilidade vivem um momento decisivo de reorganização. Segundo Hygor Lima, especialista em gestão de processos e fundador da consultoria Potencialize Resultados, este é o período ideal para estruturar processos operacionais padrão, revisar fluxos e fortalecer a integração entre áreas administrativas e contábeis.
“Mais do que uma exigência técnica, a organização interna é uma ferramenta de competitividade. Quando empresa e contabilidade trabalham de forma integrada, o controle de informações é mais confiável e as decisões sobre regime tributário e operações são muito mais assertivas”, afirma o consultor, que há mais de 13 anos atua na estruturação de rotinas e padronização de processos.
A Pesquisa TIC Empresas 2023, do Cetic.br, mostra que 49% das empresas brasileiras já utilizam softwares de finanças ou contabilidade em nuvem, e 33% contratam capacidade de processamento remoto — um crescimento de dez pontos percentuais em quatro anos. Esse avanço tecnológico, segundo Lima, expõe um desafio de maturidade interna. “A tecnologia só entrega resultado se os processos forem claros, documentados e acompanhados. Caso contrário, o digital apenas amplifica o descontrole.”
O “gap invisível” nos escritórios contábeis
Embora muitos contadores reconheçam gargalos no fluxo de trabalho, poucos têm clareza para mensurar o impacto dessas falhas. Na prática, isso gera sobrecarga de tarefas em profissionais que acumulam funções sem delegação formal, falta de padronização de etapas, comunicação informal sem registro e ausência de indicadores de desempenho.
Esses fatores formam o que Hygor Lima chama de “gap invisível”: desperdícios não mapeados que corroem margens, especialmente nos meses mais intensos do calendário fiscal. “Esse espaço entre o que é feito e o que é controlado é o ponto cego da produtividade. É ali que o escritório perde eficiência sem perceber”, explica.
Relatórios internacionais reforçam essa avaliação. Um estudo da consultoria Effectus Partners aponta que empresas perdem entre 20% e 30% da receita anual por falhas em processos internos. Já um levantamento da The CFO mostra que os colaboradores gastam, em média, 26% do tempo de trabalho em tarefas administrativas evitáveis, retrabalhos e reuniões improdutivas.
Outro dado, divulgado pela Business Wire, revela que 70% dos profissionais perdem até 20 horas semanais devido à falta de integração entre sistemas corporativos — o equivalente a três dias úteis de improdutividade por colaborador. “Essas perdas não aparecem no balanço, mas drenam a margem ao longo do ano. Quando um processo não é medido, ele é refeito. E o retrabalho é um imposto invisível sobre o lucro”, observa Lima.
De acordo com dados internos da Potencialize Resultados, escritórios sem fluxos padronizados desperdiçam até 25% da capacidade produtiva com tarefas repetidas ou mal distribuídas. “A empresa cresce em faturamento, mas não em eficiência. É como aumentar o volume de pedidos em uma fábrica sem ajustar a linha de produção”, compara.
Para enfrentar essas deficiências, Hygor desenvolveu um método para Documentar, Implementar, Treinar e Aperfeiçoar. A metodologia propõe um diagnóstico profundo dos gargalos internos, seguido pela implantação de fluxos operacionais padronizados, treinamento das equipes e monitoramento contínuo por indicadores de desempenho.
O modelo já foi adotado por mais de 350 escritórios e empresas de serviços no país e, segundo dados da Potencialize Resultados, reduziu em até 38% o retrabalho em períodos de alta demanda. “Com intervenção adequada, não é apenas possível mitigar atrasos, mas também aumentar a capacidade de atendimento sem ampliar a equipe”, destaca o consultor.
Consultoria similar às especializadas em sistemas TOTVS
Lima compara a atuação da Potencialize Resultados ao modelo de consultorias especializadas que atendem usuários de softwares TOTVS: empresas que prestam suporte avançado e fazem a ponte entre tecnologia e operação. “A TOTVS oferece sistemas robustos, mas o suporte e a implantação costumam ser caros e limitados. Por isso, surgiram consultorias que dominam o produto e ajudam as empresas a parametrizar o sistema conforme suas rotinas internas”, explica.
No caso da Potencialize, o foco é o setor contábil. Além de mapear processos, a consultoria atua na parametrização do sistema Domínio, software líder no segmento. “Ajudamos o escritório a estruturar seus fluxos e ajustar o sistema às suas necessidades reais. É como dar inteligência de gestão a uma ferramenta que, sozinha, não entrega resultado”, afirma.
Na avaliação de Hygor, a eficiência depende de organização mútua. “A contabilidade precisa de informações estruturadas e tempestivas; já a empresa deve enxergar o contador como um aliado estratégico. Quando ambos trabalham com base em processos padronizados, a tomada de decisão é mais rápida e o planejamento tributário se torna parte da rotina — não uma corrida de última hora”, conclui.